Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

eprocloud GmbH
Röntgenstraße 14, 95478 Kemnath
Vertreten durch den Geschäftsführer Marc Eberhart
E-Mail: digital@eprocloud.com · Telefon: 09642 6293660

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an digital@eprocloud.com.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b DSGVO (Vertrag oder Anbahnung), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, insbesondere am sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieser Website).

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Beim Aufruf erhebt der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Auslieferung der Seite und zur Erkennung von Angriffen. Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Cookies

Diese Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (§ 25 Abs. 2 TDDDG), etwa zur Absicherung von Formularen. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Inhalte Dritter nachgeladen. Sollten wir dies ändern, holen wir vorab Ihre Einwilligung über einen Cookie-Banner ein.

5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Im Formular „Beratungsgespräch anfragen“ verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Thema, Unternehmensgröße und Ihre Kurzbeschreibung. Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und die Vorbereitung eines Termins, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Angaben gehen an digital@eprocloud.com und werden in unserem CRM- und Ticketsystem gespeichert. Wir löschen sie, wenn die Anfrage abgeschlossen ist und keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (regelmäßig nach sechs Monaten, bei Vertragsanbahnung nach den gesetzlichen Fristen).

6. Cloud & KI Readiness Check

Wenn Sie den Readiness Check ausfüllen, verarbeiten wir Ihre Antworten zu den sechs Dimensionen sowie Ihre Kontaktdaten, um Ihnen die Auswertung per E-Mail zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Auswertung erfolgt regelbasiert; eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ein Vertriebsanruf erfolgt nur, wenn Sie ihn ausdrücklich zulassen. Antworten löschen wir zwölf Monate nach Zusendung der Auswertung.

7. Newsletter

Für den Newsletter verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine Bestätigungsmail und die Anmeldung wird erst mit Ihrer Bestätigung wirksam. Wir protokollieren Anmeldung und Bestätigung zum Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail abbestellen; anschließend löschen wir Ihre Adresse, soweit keine Nachweispflichten entgegenstehen. Der Versand erfolgt über unsere eigene Infrastruktur in Deutschland.

8. Support und Betrieb von Kundenumgebungen

Im Rahmen von Managed-Cloud- und Support-Leistungen verarbeiten wir Daten aus Ihren Systemen ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags und nur nach Ihrer Weisung. Für diese Daten bleibt Ihr Unternehmen Verantwortlicher. Ticket-, Zugriffs- und Änderungsprotokolle bewahren wir zur Nachvollziehbarkeit auf.

9. Microsoft-Cloud-Dienste

Wir arbeiten im Microsoft-Ökosystem und nutzen unter anderem Microsoft 365, Microsoft Entra ID, Microsoft Defender, Microsoft Sentinel und Azure-Dienste. Die Verarbeitung erfolgt in den Azure-Regionen Germany West Central (Frankfurt) und Germany North innerhalb der EU Data Boundary auf Grundlage der Microsoft-Produkt- und Servicebestimmungen einschließlich des Data Protection Addendum. Soweit im Einzelfall Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützt sich dies auf EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen.

10. Einsatz von KI-Systemen

Wir setzen KI-Dienste im Microsoft-Ökosystem ein – insbesondere Microsoft 365 Copilot, GitHub Copilot, Copilot Studio und Azure AI Foundry / Azure OpenAI. Dabei gelten für uns die folgenden Regeln:

• Kein Training mit Ihren Daten. Eingaben und Ausgaben der genutzten Microsoft-KI-Dienste werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet.
• Verarbeitung in der EU. KI-Verarbeitungen finden in Azure-Regionen in Deutschland bzw. innerhalb der EU Data Boundary statt.
• Bestehende Berechtigungen gelten weiter. KI-Assistenten greifen nur auf Inhalte zu, für die die anfragende Person ohnehin berechtigt ist; die Rechte werden über Entra ID und Microsoft Purview durchgesetzt.
• Protokollierung und Kostengrenzen. Anfragen an KI-Anwendungen werden protokolliert, Inhalte über Content Safety gefiltert und Verbräuche je Anwendung begrenzt.
• Der Mensch entscheidet. KI-Ergebnisse sind Vorbereitung, nicht Entscheidung. Automatisierte Einzelfallentscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.
• Kein KI-Chat auf dieser Website. Diese Website enthält keinen KI-Chat. Sollten wir einen Assistenten einführen, informieren wir vorab an dieser Stelle und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

Setzen wir KI-Dienste im Auftrag eines Kunden ein, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags und der dort vereinbarten Zwecke.

11. Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen, die Sie an digital@eprocloud.com senden, verarbeiten wir ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Nach Abschluss löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Absage, sofern Sie keiner längeren Speicherung zugestimmt haben.

12. Externe Dienste und Links

Schriften werden lokal von unserem Server ausgeliefert; es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftdiensten statt. Unsere Seite verlinkt auf externe Profile, etwa LinkedIn. Für die Datenverarbeitung auf verlinkten Seiten ist der jeweilige Anbieter verantwortlich; eine Datenübertragung findet erst statt, wenn Sie den Link anklicken.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe erfolgt nur an Dienstleister, die uns bei Hosting, E-Mail, CRM, Ticketsystem und Cloud-Betrieb unterstützen, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, sowie an Steuerberatung und Behörden im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an digital@eprocloud.com.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.

15. Datensicherheit

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über TLS. Wir setzen Zero-Trust-Prinzipien um: mehrstufige Authentifizierung, Conditional Access, privilegierte Zugriffe nur zeitlich begrenzt (PIM), Verschlüsselung gespeicherter Daten sowie Protokollierung und Auswertung von Sicherheitsereignissen in Microsoft Sentinel.

16. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen, eingesetzte Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.